Modèle - Fiche de traitement : opérations de recrutement

Ce document s'adresse à toute société qui doit établir le registre des traitements qu'elle met en œuvre (art. 30 du RGPD).

Elle ne concerne que les opérations de recrutement et a vocation à être compléter par les autres fiches relatives aux traitements de données à caractère personnel effectué par la société, notamment en matière de ressources humaines.  Il est en effet particulièrement important de respecter cette obligation au regard des sanctions encourues mais également afin de documenter votre conformité.

Ce document a pour objectif de vous proposer un modèle de fiche de registre de traitement à adapter selon les spécificités de votre organisation.

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• Qui ?
  Cette fiche a vocation à intégrer le registre des activités de traitement qui doit être tenu par le « responsable de traitement », à savoir « la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement (...) »(art. 4.7 du RGPD).
  

• Quand ?
  Cette fiche doit être intégrée dans le registre des activités de traitement doit être mis en œuvre depuis le 25 mai 2018, date d’entrée en application du RGPD.
  

• Où ?
  Chaque organisme/société concernée doit tenir le registre des traitements à disposition des autorités de contrôle.
  

• Quoi ?
  La fiche de traitement relative au recrutement est un document comportant des informations précises sur les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre au sein de l’organisme/société concernant les opérations de recrutement (art.30 du RGPD). Cette fiche s’applique uniquement aux recrutements n’ayant pas recours à des algorithmes de sélection.
  

• Comment ?
  La fiche de traitement intègre le registre des activités de traitement, qui se présente sous une forme écrite y compris électronique. Il peut être établi à partir des modèles proposés par les autorités de contrôle. De nombreuses sociétés privées proposent également des logiciels de tenue de registre. L’information des candidats quant à la collecte de leurs données ou à leur droit peut être réalisée en leur transmettant cette fiche ou par une notice spécifique.  
  

• Combien ?
  Chaque entité identifiée comme « responsable de traitement » doit établir cette fiche et l’intégrer dans le registre des activités de traitement.
  

• Pourquoi ?
  Le registre permet au responsable de traitement et au sous-traitant de démontrer qu’il respecte le RGPD ; il s’agit d’une bonne pratique afin de documenter sa conformité.
  Lorsque sa tenue est obligatoire, son absence est susceptible de faire l’objet d’une amende administrative pouvant s’élever jusqu’à 10 000 000 d’euros ou, dans le cas d’une entreprise, jusqu’à 2% du chiffre d’affaires annuel mondial.
  

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